OPD hingga Masyarakat Terima Penghargaan Terkait Kearsipan dan Perpustakaan

Penghargaan diberikan terkait dengan Kegiatan Kearsipan dan Perpustakaan Tahun 2022. Acara tersebut turut dihadiri Wakil Bupati Badung I Ketut Suiasa, anggota DPRD Badung Ni Luh Putu Sekarini, perwakilan dari Pemerintah Provinsi Bali, kepala OPD di lingkungan Pemkab Badung, camat, dan Organisasi Kewanitaan Badung. Turut disaksikan pula Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) secara daring. 

Wabup Suiasa mengatakan, penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, di mana perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat. Untuk mencapai tujuan tersebut, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan. Arsip itu harus tertib dari hulu, di mana pada saat penciptaannya disebut sebagai arsip dinamis, akan berguna bagi manajemen organisasi.

“Sesungguhnya arsip itu adalah informasi yang harus dijaga dengan tertib, sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan. Pemahaman kearsipan yang semakin baik akan mendorong tata kelola pemerintah yang baik, menjadi lebih baik lagi, sesuai dengan norma semangat Reformasi Birokrasi (RB),” ujar Wabup Suiasa.

Wabup asal Desa Pecatu, Kecamatan Kuta Selatan ini melanjutkan, pada satu titik tertentu arsip mempunyai waktu retensi yang ditentukan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Jika menurut retensi, arsip statis harus diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD). Kemudian jika dimusnahkan harus dimusnahkan sesuai prosedur pemusnahan yang berlaku pada arsip itu sendiri.

Adapun pelaksanaan pengawasan kearsipan internal pada Perangkat Daerah di lingkungan Pemkab Badung meliputi beberapa aspek yakni penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusunan, disertai sumber daya kearsipan dan Sumber Daya Manusia (SDM) kearsipan, prasarana maupun sarana kearsipan. Berkaitan dengan hal tersebut, secara prinsip, pengelolaan arsip sangat penting dilakukan, siapapun yang memerlukan informasi dapat segera diberikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

“Perlu saya sampaikan pelaksanaan pengawasan kearsipan internal pada Perangkat Daerah di Pemkab Badung adalah menjadi tanggung jawab Dinas Kearsipan dan Perpustakaan. Saya tegaskan kepada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan internal ini agar benar-benar menjadi motivasi bagi perangkat daerah dalam mengelola arsip sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan maupun peraturan perundang-undangan,” tegas Wabup Suiasa.

Sementara itu Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Badung Ni Wayan Kristiani, mengatakan tujuan dilaksanakannya pengawasan kearsipan internal di perangkat daerah, yaitu di samping pemusnahan arsip inaktif perangkat daerah, juga membangun kesadaran pentingnya mengelola arsip. Selain itu juga untuk membangun penyelenggaraan tertib arsip, penyelamatan arsip di seluruh perangkat daerah, desa/kelurahan, BUMD, perusahaan, dan organisasi kemasyarakatan.

“Pengawasan kearsipan juga untuk menjamin agar pencipta arsip di daerah dapat mewujudkan pengelolaan arsip yang lebih baik, sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan, dan peraturan perundang-undangan. Juga untuk efisiensi dan efektivitas kerja, penyelamatan informasi arsip itu sendiri dari pihak-pihak yang tidak berhak untuk mengetahuinya,” katanya.

Kristiani menambahkan, pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Sedangkan audit kearsipan merupakan proses identifikasi masalah, analisis dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, objektif, profesional berdasarkan standar kearsipan. “Adapun hasil pengawasan kearsipan internal Tahun 2022 sebanyak 37 perangkat daerah,” jelasnya. @ ind