KPU Denpasar Musnahkan Arsip Dinamis Inaktif

Pemusnahan arsip dalam rangkaian Hari Kearsipan ke-51 ini, untuk menghemat tempat penyimpanan arsip, biaya, hingga tenaga.  Acara pemusnahan dihadiri anggota KPU Bali Luh Putu Sri Widyastini, Asisten I Setda Kota Denpasar I Made Toya, Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Denpasar Dewa Nyoman Sudarsana. Arsip dinamis inaktif yakni arsip yang jarang digunakan dalam proses kegiatan sehari-hari dan telah melampaui batas waktu penyimpanan, sehingga terkesan menjadi ‘rongsokan’.

Arsip-arsip yang dimusnahkan kemarin seperti data tahapan pemilu dan pemilihan, verifikasi parpol, pencalonan, laporan SPJ/LPJ tahapan pemilu di KPU Kota Denpasar, laporan keuangan, rekrutmen, absensi pegawai, hingga perencanaan anggaran serta surat menyurat. Barang-barang dalam bentuk kertas tersebut dimusnahkan dengan menggunakan mesin pencacah. Pemusnahan disaksikan langsung pejabat terkait, sebagai bukti telah dilakukan pemusnahan data yang sudah tidak terpakai lagi.

Kasubag Keuangan, Umum dan Logistik (Kasubag Kul) KPU Kota Denpasar yang juga Ketua Panitia pemusnahan arsip dinamis inaktif, Dian Marcelina Nabor mengatakan pemusnahan arsip ini untuk menentukan arsip-arsip yang vital dan tidak bernilai guna. “Selain itu juga, pemusnahan bertujuan untuk efektivitas dan efisiensi dalam menghemat tempat penyimpanan, biaya, tenaga,” ujar Dian.

Arsip yang dimusnahkan pada KPU Kota Denpasar merupakan arsip tahun 2003 sampai dengan tahun 2014. Pemusnahan sudah ditetapkan dalam Keputusan KPU Kota Denpasar Nomor 37 tahun 2022. Keputusan itu, kata Dian telah mendapat persetujuan Sekretaris Jenderal Komisi Pemilihan Umum Republik Indonesia (KPU RI) Nomor 705/TU.04.2-SD/03/2022. “Sebagaimana disebutkan pada Pasal 68 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, setelah mendapatkan pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip dan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia),” ujar Dian.

Sementara Ketua KPU Kota Denpasar I Wayan Arsa Jaya mengatakan, nilai guna arsip, fungsi arsip dalam berbangsa dan bernegara sangat menentukan dalam hal penetapan kebijakan pemerintah. Untuk itu, pihaknya meminta kepada seluruh jajaran KPU Denpasar agar menjaga arsip dan melestarikannya dengan baik dan perlu kehati-hatian. “Karena arsip yang telah dimusnahkan tidak akan bisa/dapat diciptakan kembali, sebagaimana sediakala. Dan, tidak boleh memusnahkan arsip tanpa melalui prosedur yang benar,” ujar Arsa Jaya. *mis